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Signatures électroniques : la fin des déplacements inutiles, et pas que !
Chez siliceum, on aime quand les choses sont simples, efficaces et qui, en plus, font gagner du temps.
Et quoi de plus chronophage que ces déplacements pour récupérer une simple signature sur un document papier ?
On en a tous été témoins : la course contre-la-montre pour faire signer un devis ou un contrat, les allers-retours entre bureaux ou sites, sans parler des coûts en essence (ou pire, en métro pendant les heures de pointe).
J’ai toujours l’impression d’être le lapin blanc qui court avec sa grosse montre pour quand je fais signer quelques bricoles à la main, surtout quand c’est très très loin…
Et si on vous disait qu’il existe une solution bien plus rapide et plus économique ?
✨ La signature électronique : un petit changement, mais quel impact !
Un clic suffit (voir même, un bouton sur votre écran), et le tour est joué !
Pas besoin de se déplacer, de perdre du temps en réunion ou de faire la queue pour obtenir la griffe de l’artiste.
C’est autant de frais et de temps de transport d’économisé !
Voici pourquoi la signature électronique fait la différence :
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🕒 Gain de temps : terminé les allers-retours pour récupérer des signatures (ce qui est pour moi LA justification première)
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🚗 Réduction des déplacements : évitez les trajets inutiles (très très lié au gain de temps égaelment)
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🌍 Accessibilité à distance : signez où que vous soyez, du moment que vous avez une connexion internet.
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🚨 Une validité juridique : scanner un document avec votre signature n’a AUCUNE valeur juridique. Alors qu’un un document scellé et signé numériquement, OUI !
Le surcoût d’une signature électronique ?
Moins de 2€ la signature !
Combien coûtent 15 minutes de temps de travail de l’un vos salariés ?
Ridicule en comparaison des heures perdues à courir après des signatures sur papier et des coûts de transport. C’est une petite dépense pour une grande efficacité, et croyez-nous, vos équipes vous remercieront.
L’un de nos clients Sioule Sancy Incendie a adopté cette solution avec enthousiasme.
En 2024, ce furent plus de 1000 signatures de réaliséesélectroniquement, soit autant de trajets économisés !
🔏 Et la sécurité, dans tout ça ?
Bien sûr, la sécurité est primordiale. Vous vous dites peut-être : “Oui, mais n’importe qui peut signer n’importe quoi.”
Eh bien, pas du tout ! Contrairement à la signature sur papier, où une falsification est toujours possible (vous savez, la fameuse signature “imitation Picasso”), la signature électronique est sécurisé par design.
Voici pourquoi la signature électronique est plus sûre que le papier :
- 🛡️ Cryptage des données : les documents signés s’appuient sur des mécanismes cryptographiques sécurisés et difficiles à falsifier.
- 🔒Scellé : Un document signé n’est plus modifiable du tout, sinon il perd sa signature.
- ✅ Authentification renforcée : chaque signataire est authentifié (par mail, sms et potentiellement par validation des documents d’identités selon les formules choisies)
- 🕵️♂️ Traçabilité complète : chaque étape du processus est enregistrée et traçable, garantissant l’intégrité du document.
📈 Un gain de temps et d’efficacité, sans compromis
Chez siliceum, on est toujours en quête de solutions qui apportent de la productivité tout en étant durables. La signature électronique est donc une révolution tranquille : fini les montagnes de papier à archiver, fini les signatures à la main qui peuvent prendre des semaines à obtenir.
Les avantages pour vos équipes sont nombreux :
- 📂 Dématérialisation des documents : tout est stocké numériquement, accessible en quelques clics.
- 🖋️ Simplicité : les équipes signent directement en ligne, sans perte de temps.
- 💡 Amélioration continue : grâce à l’automatisation, le suivi des documents est optimisé.
Un exemple concret ?
Grâce à cette technologie, Sioule Sancy Incendie a pu raccourcir son cycle de validation de documents de manière drastique.
Les secrétaires ont désormais une gestion documentaire simple et fluide. Dès que les documents sont validés, quelques clics suffisent pour inviter à signer. Dès que tout est ok, les documents sont stockés et conservés numériquement.
Et les techniciens ?
Ils n’ont plus besoin de se déplacer pour obtenir la signature chez un client qui potentiellement n’est pas là.
Ils peuvent se concentrer sur le plus important : la sécurité incendie.
🖊️ Tous les types de signatures ne se valent pas !
Attention cependant !
En France (et en Europe), les signatures électroniques sont encadrées par le règlement eIDAS et le Code civil.
Il existe plusieurs niveaux de signature… et toutes ne se valent pas en cas de litige.
Et surtout : scanner sa signature manuscrite n’a quasiment aucune valeur juridique (oui, on le voit encore trop souvent ! Moi aussi j’ai eu longtemps une très vieille signature qui traînait sur mon Google Drive).
Voici un guide simple pour comprendre les différences :
| Type | Comment ça marche | Sécurité / preuve | Usage recommandé |
|---|---|---|---|
| ✍️ Signature manuscrite scannée | Vous signez sur papier, puis vous scannez ou collez une image de votre signature sur un PDF. | Faible : n’importe qui peut copier-coller votre signature. Aucun moyen sûr de prouver que c’est bien vous qui avez signé. | À éviter pour tout document engageant votre responsabilité. Peut éventuellement servir pour un accord informel (par exemple une note de service interne). |
| 🔑 Signature électronique simple | Vous signez en ligne avec un clic + un email ou SMS de confirmation. | Basique : prouve qu’un email ou numéro a validé le document, mais contestable en cas de litige. | Bons pour des validations à faible risque : devis simples, validation interne, bons de commande. |
| 🛡️ Signature électronique avancée | En plus de l’email/SMS, le système s’assure que vous êtes bien la bonne personne (par pièce d’identité ou authentification forte). | Sérieuse : le document est scellé et on sait exactement qui a signé. Très difficile à contester. | Contrats clients, engagements financiers, ressources humaines. |
| 🏦 Signature avancée avec certificat qualifié | Identité vérifiée de manière stricte (en face à face ou en vidéo), certificat délivré par un prestataire audité. | Très élevée : niveau de preuve solide, document infalsifiable. | Documents sensibles : baux, avenants importants, relations fournisseurs à forts enjeux. |
| 🏛️ Signature électronique qualifiée (QES) | Le “top niveau” : identité vérifiée + dispositif certifié (clé USB ou appli sécurisée). | Maximale : a la même valeur qu’une signature papier devant notaire. Renverse la charge de la preuve en cas de litige. | Obligatoire pour certains actes (marchés publics, actes notariés, formalités administratives sensibles). |
📌 Ce qu’il faut retenir
- Un scan de signature n’est pas une signature électronique – et n’a pas de valeur légale forte.
- Plus le niveau de signature est élevé, plus la preuve est solide : idéal pour éviter toute contestation.
- Le Code civil (articles 1366-1367) dit qu’un écrit électronique a la même force qu’un écrit papier s’il garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document.
💡 En clair : pour un devis, une 🔑 signature électronique simple peut suffire. Mais pour un contrat de travail ou un bail commercial, privilégiez au minimum la 🛡️ signature électronique avancée, voire la 🏦 Signature avancée avec certificat qualifié si la loi l’exige.
🌍 Une solution universelle, qui dépasse les frontières
Et ce n’est pas tout !
Non seulement la signature électronique permet de gagner du temps au quotidien, mais elle fait aussi tomber les barrières géographiques. Que vous soyez à l’autre bout du pays ou dans un autre coin du monde, un document peut être signé en temps réel.
Pas besoin de se retrouver à courir après des signatures en personne, ou d’attendre que le papier fasse tout un périple postal.
Quelques avantages supplémentaires :
- ✈️ Travail à distance facilité : la signature se fait en un instant, où que vous soyez.
- 🏙️ Efficacité à l’international : plus besoin de gérer les fuseaux horaires et les envois postaux internationaux. (en fait, les 2€ par signature, c’est moins cher que deux timbres aller et retour pour votre document).
🚗 Et pour l’environnement ?
Voilà un autre aspect non négligeable : l’impact environnemental.
Moins de papier, et surtout moins de transport.
C’est la cerise sur le gâteau, non ?
Vous voulez essayer ?
Sans avoir besoin de passer par des processus fortement compliqué, la plupart des fournisseurs de signatures électroniques proposent des offres d’essais avec un nombre limité de signatures par mois.
Quelques noms :
J’ai utilisé YouSign pour signer mes devis avec les artisans qui sont venus faire les travaux dans notre maison perso cette année (pas besoin d’abonnement pour quelques signatures).
Par contre, dès que vous voulez passer à l’échelle, n’hésitez pas à nous contacter (on peut négocier sur le volume directement avec les fournisseurs).
En résumé : adoptez la signature électronique pour simplifier votre quotidien
Que vous soyez une PME locale ou une entreprise internationale, la signature électronique est une solution simple, rapide, sécurisée et surtout, durable. Un petit investissement pour un grand retour en termes de temps, coût et efficacité.
Chez siliceum, on aime l’idée que nos clients puissent se concentrer sur l’essentiel, sans se laisser submerger par les détails. Et croyez-nous, la signature électronique, c’est tout sauf un détail.
Alors, prêt à dire adieu aux kilos de papier et à la course aux signatures ?
